Adjoint de direction ou adjointe de direction, bureau du dirigeant commercial principal
- bureau du dirigeant commercial principal
- Ottawa
- Terme de 6 mois
Pour poser votre candidature, veuillez nous envoyer votre CV d’ici le 22 sept. 2023
La Monnaie royale canadienne est à la recherche d’un adjoint de direction ou d’une adjointe de direction, bureau du dirigeant commercial principal, qui saura s’épanouir dans un milieu de travail dynamique et inclusif.
Le ou la titulaire du poste relève du dirigeant commercial principal, et est responsable d’effectuer toutes les tâches administratives liées aux responsabilités, aux objectifs et aux priorités du vice-président. La personne idéale possède de l’expérience dans la gestion d’un vaste éventail de tâches exécutives et administratives de nature délicate et confidentielle, et est en mesure de travailler de manière indépendante, avec peu de supervision. Elle est organisée et en mesure de traiter et de résoudre les difficultés administratives inhérentes au soutien d’une équipe diversifiée et d’un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
Responsabilités :
- Gérer l’agenda du dirigeant commercial principal afin de maximiser l’utilisation efficace du temps et de garantir le respect des divers responsabilités et objectifs. Surveiller les échanges et les communications entre les différents intervenants et le bureau, et veiller à l’obtention et à la distribution de tous les documents pertinents.
- Gérer, planifier, préparer et concevoir le matériel et toutes les exigences pour la présidente et le dirigeant commercial principal ainsi que pour le Conseil d’administration et ses activités.
- Gérer la planification, la préparation et la logistique des réunions présidées par le dirigeant commercial principal; agir en tant que personne-ressource pour faciliter l’échange de renseignements; élaborer et modifier les calendriers et résoudre les conflits d’horaire, le cas échéant; préparer et distribuer les listes de participants, les ordres du jour et les renseignements généraux; participer aux réunions si nécessaire et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des mesures à prendre à la suite des réunions.
- Gérer les préparatifs de voyage, traiter avec les clients internes et externes, la clientèle et le personnel de la Monnaie pour les questions relatives au bureau du dirigeant commercial principal.
- Gérer le budget de fonctionnement de la division et soumettre les dépenses aux fins d’approbation; procéder au rapprochement des rapports financiers mensuels et créer des demandes d’achat de biens et de services.
- Assurer le suivi et la saisie des congés de tous les subordonnés directs du dirigeant commercial principal.
- Gérer le système d’archivage électronique de l’équipe du dirigeant commercial principal.
Qualifications :
- Certificat ou diplôme collégial dans un domaine connexe; une combinaison d’études et d’expérience professionnelle pertinente sera prise en considération
- Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente
- Connaissance des techniques et des pratiques en matière de planification, de définition des priorités et d’évaluation organisationnelle nécessaire pour gérer les priorités changeantes et imprévues, ainsi que pour veiller à ce que les engagements de la division soient respectés dans les délais prévus, dans le cadre d’une charge de travail importante et de demandes multiples
- Connaissance approfondie des processus administratifs et commerciaux essentiels au maintien d’un avantage concurrentiel
- Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à des demandes de renseignements en vertu de ces lois et fournir des conseils sur la préparation de ces demandes
- Maîtrise des techniques de rédaction, de révision et de correction pour rédiger, reformuler, corriger ou réviser le contenu, le ton, le style et la grammaire des différents documents pour en assurer la qualité, et aptitude à évaluer la qualité du matériel
- Connaissance d’une variété de systèmes automatisés et de logiciels, notamment MS Office
- Faire preuve d’un grand sens de l’initiative, posséder de solides compétences et techniques de négociation et être en mesure de travailler sous pression et dans des délais serrés
- Très bonnes compétences interpersonnelles, excellentes compétences en matière de services à la clientèle. Aptitude à travailler efficacement avec d’autres personnes
- Avoir un bon sens de l’organisation et d’excellentes compétences en matière de gestion du temps et des priorités
- Aptitude à apprendre, à se perfectionner et à s’améliorer continuellement
- Aptitude à partager des renseignements et à collaborer
- Bilinguisme obligatoire (français et anglais)
Les employé·es de la Monnaie collaborent avec divers groupes de personnes et font partie d’une organisation canadienne emblématique. La santé et la sécurité de nos employé·es sont une priorité absolue. La Monnaie offre des salaires concurrentiels et des avantages sociaux aux employé·es et à leur famille, et soutient ses employé·es en favorisant leur croissance et leur perfectionnement.
La Monnaie s’engage à constituer une équipe représentant des perspectives, des compétences et des antécédents différents. La diversité est importante pour la Monnaie et celle-ci s’efforce de mettre en place un processus de recrutement, de sélection et d’intégration inclusif et sans obstacle afin que chaque candidat·e soit traité·e avec respect. N’hésitez pas à vous identifier à l’un des quatre groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles) dans le cadre de votre candidature à ce poste.
Les candidat·es sélectionné·es doivent prendre part à une vérification des antécédents, effectuée par la Monnaie, afin d’obtenir leur cote de sécurité de niveau secret.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape de la présentation de votre candidature ou de votre entrevue, veuillez nous en informer; nous sommes résolus à être un employeur qui prône l’inclusion.
Vous cherchez une carrière enrichissante?
Veuillez envoyer votre CV à professions@monnaie.ca d’ici au 22 septembre 2023. Nous vous remercions de votre candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidat·es retenu·es pour passer à l’étape suivante.
Nous avons hâte de recevoir votre candidature.