Adjoint·e administratif·ve, Opérations techniques – Qualité – Chaîne d’approvisionnement et planification – Ottawa (poste à durée déterminée de 14 mois)
- Opérations techniques et Système qualité-OTT
- Ottawa
- poste à durée déterminée de 14 mois
Pour poser votre candidature, veuillez nous envoyer votre CV d’ici le 24 févr. 2023
La Monnaie royale canadienne recrute un·e adjoint·e administratif·ve pour pourvoir un poste dans lequel la personne retenue saura s’épanouir dans un milieu dynamique et inclusif.
Le ou la titulaire du poste relève du ou de la directeur·trice Opérations techniques et Qualité – Ottawa. Il ou elle doit fournir un soutien administratif à l’équipe de direction et à ses collègues. Le ou la candidat·e idéal·e possède de l’expérience avec un vaste éventail de tâches liées au soutien administratif et est en mesure de travailler de façon autonome, avec une supervision minimale. Il ou elle doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’initiative, porter une grande attention aux détails, avoir un esprit collaboratif, être axé·e sur les résultats et aimer relever des défis sur le plan administratif qu’implique le soutien d’un grand bureau à l’effectif et aux programmes variés.
Responsabilités principales
- Aider la direction et les différents services en organisant des réunions et des activités spéciales et en y participant, de même qu’en tenant à jour leurs calendriers. S’assurer que tous les aspects, dont les ordres du jour, les salles de conférence, les services de traiteurs, les TI, la documentation, la coordination, sont organisés de façon professionnelle.
- Soutenir les équipes au besoin tout en offrant un service client hors-pair.
- S’assurer que les messages essentiels sont communiqués aux services.
- Préparer les autorisations de voyage et les formulaires d’approbation de frais de voyage, d’accueil, de conférence et d’événement conformément à la politique de l’entreprise. Organiser des préparatifs de voyages économiques pour les services. Préparer les demandes d’avances en espèces et de frais de déplacement ou de frais généraux.
- Préparer les autorisations de voyage et les lettres d’invitation destinées aux fournisseurs internationaux visitant la Monnaie.
- Mener des recherches pour préparer ou aider à préparer des présentations ou des rapports : budget des services, plans de main-d’œuvre, plans de formation, présentations de la direction, demandes d’accès à l’information, demandes parlementaires, etc.
- Créer et tenir à jour tous les dossiers et documents : fichiers de stratégie matérielle, documents intranet et liste des fournisseurs. Traiter le courrier entrant et sortant et préparer les documents aux fins d’archivage.
- Rapprocher les comptes de cartes de crédit d’approvisionnement pour les achats des services, préparer les demandes d’achat et coordonner le paiement des factures.
- Contribuer à la rédaction, à la relecture et à la révision des documents internes et externes, y compris les courriels, les modèles, la correspondance et les présentations.
Exigences
- Détenir un diplôme collégial ou un certificat dans un domaine connexe; une combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente sera également prise en considération.
- Posséder au moins trois ans d’expérience de travail pertinente.
- Le bilinguisme est un atout.
- Avoir une solide connaissance des politiques internes de la Monnaie.
- Maîtriser les logiciels de la suite MS Office et les autres systèmes de TI utilisés à la Monnaie (VIP et DAX).
- Posséder de bonnes compétences de rédaction.
- Avoir des bonnes connaissances des finances et des budgets.
- Être en mesure de s’adapter aux priorités changeantes et avoir un bon sens de l’urgence.
- Traiter les renseignements sensibles selon des normes élevées en matière d’éthique et de confidentialité.
La santé et la sécurité de nos employé·es sont une priorité absolue. La Monnaie a élaboré des protocoles de sécurité importants et rigoureux pour faire face à la pandémie de COVID-19.
Les employé·es de la Monnaie collaborent avec divers groupes de personnes et font partie d’une organisation canadienne emblématique. La Monnaie offre des salaires concurrentiels et des avantages sociaux aux employés et à leur famille, et soutient ses employé·es en favorisant leur croissance et leur perfectionnement. Les candidat·es sélectionné·es doivent prendre part à une vérification des antécédents facilitée par la Monnaie.
La Monnaie s’engage à constituer une équipe représentant des perspectives, des compétences et des antécédents différents. La diversité est importante pour la Monnaie et celle-ci s’efforce de mettre en place un processus de recrutement, de sélection et d’intégration inclusif et sans obstacle afin que chaque candidat·e soit traité·e avec respect. N’hésitez pas à vous identifier à l’un des quatre groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles) dans le cadre de votre candidature à ce poste.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape de ce processus de mise en candidature ou d’entrevue, veuillez nous en aviser; nous sommes résolus à être un employeur qui prône l’inclusion.
Vous cherchez une carrière enrichissante?
Veuillez envoyer votre CV à professions@monnaie.ca d’ici au 10 Mars 2023. Nous vous remercions de votre candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidat·es retenu·es pour passer à l’étape suivante.
Nous avons hâte de recevoir votre candidature.