Adjoint(e) de direction, Bureau du vice-président, Ressources humaines (Hybride)
- Ressources humaines
- Ottawa
- Permanent
Pour poser votre candidature, veuillez nous envoyer votre CV d’ici le 17 févr. 2023
La Monnaie royale canadienne (la Monnaie) recrute un(e) adjoint(e) de direction qui pourra s’épanouir dans un milieu dynamique et inclusif.
Relevant du vice-président, Ressources humaines, l'adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif à la Division des ressources humaines. Le candidat idéal aura de l’expérience en gestion d’une vaste gamme de tâches administratives et sera capable de travailler de manière autonome, avec très peu de supervision. Le titulaire du poste devra être très organisé et être capable de traiter et de régler les difficultés administratives inhérentes au soutien d’une grande équipe diversifiée qui est responsable de programmes très variés.
La personne choisie devra interagir avec le personnel (à tous les niveaux) dans un environnement dynamique au rythme accéléré. Faisant preuve de souplesse, de débrouillardise et d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion, elle devra être proactive, efficace et avoir le souci du détail. Elle devra démontrer d'excellentes compétences en communication écrite et verbale, de même qu'au niveau de la prise de décisions. La personne retenue aura une approche axée sur les résultats et possédera une aptitude manifeste pour l’établissement des priorités dans un flux de travail.
Responsabilités :
- Réaliser tout un éventail de tâches de bureau et administratives en veillant à ce que l’ensemble des activités de soutien connexes à la Division des ressources humaines soient menées de façon efficace et rapide.
- Aider le vice-président en rédigeant des ébauches de correspondance et en révisant et relisant des documents (souvent de nature confidentielle) en vue de leur approbation ou de leur signature par le vice-président.
- Appuyer le vice-président en élaborant et en révisant des rapports et des exposés en vue de réunions du Comité exécutif, du Conseil d'administration et d'autres groupes, au besoin.
- Répondre aux demandes provenant des subordonnés directs du vice-président, d’autres dirigeants de la Monnaie, de membres du Conseil et du cabinet du président, de même que filtrer ou rediriger de telles demandes.
- Filtrer la correspondance acheminée au vice-président en la classant par ordre prioritaire. Ouvrir, trier et distribuer des copies papier et les correspondances électroniques.
- Planifier et tenir à jour l’horaire de travail du vice-président, coordonner la logistique des réunions et gérer les conflits de priorités.
- Offrir de l’aide aux subordonnés directs du vice-président, au besoin.
- Agir comme personne-ressource pour les employés cherchant des conseils et de l’information, et s’assurer de les servir promptement.
- Coordonner les réservations relatives aux déplacements et à l’hébergement, s'assurer de l'exactitude des demandes de remboursement de frais de voyage et remplir le rapport de dépenses du vice-président.
- Aider à la préparation du budget annuel du vice-président des Ressources humaines et administrer celui-ci tout au long de l’année.
- Tenir à jour le budget d’exploitation du vice-président et soumettre des dépenses pour approbation. Effectuer le rapprochement du rapport financier mensuel.
- S’assurer que la documentation pour le Comité des RH est soumise, mise en page et traduite dans un délai approprié, et veiller à ce qu’elle soit distribuée à temps aux membres du Conseil.
- Aider le vice-président et ses subordonnés directs à coordonner des projets et des événements spéciaux. Rédiger le procès-verbal des réunions de divers comités et effectuer au besoin un suivi des points en suspens.
Qualifications :
- Diplôme collégial en administration de bureau ou l'équivalent.
- Minimum de cinq (5) à dix (10) années d’expérience pertinente, de préférence auprès de la direction.
- Excellente connaissance de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit.
- Connaissance approfondie de divers logiciels (Microsoft Office : Word, Excel et PowerPoint).
- Excellentes habiletés en administration, bon sens de l’organisation et souci du détail.
- Capacité de s’épanouir dans un milieu dynamique et confidentiel et de travailler efficacement sous pression tout en respectant les délais fixés.
- Excellentes habiletés en communication, en relations interpersonnelles et en présentation.
- Ouverture d’esprit, créativité et attitude collaborative dans une division axée sur le travail d’équipe.
- Faculté d’adaptation, esprit d’initiative, bon sens du jugement, tact et fiabilité.
- Attitude positive et orientée vers les résultats, grande motivation et dynamisme.
- Excellente capacité à prioriser une charge de travail.
- Aptitude à travailler de façon autonome ou à faire partie d’une équipe.
La santé et la sécurité de nos employé·es sont une priorité absolue. La Monnaie a élaboré des protocoles de sécurité importants et rigoureux pour faire face à la pandémie de COVID-19.
Les employé·es de la Monnaie collaborent avec divers groupes de personnes et font partie d’une organisation canadienne emblématique. La Monnaie offre des salaires concurrentiels et des avantages sociaux aux employé·es et à leur famille, et soutient ses employé·es en favorisant leur croissance et leur perfectionnement. Les candidat·es sélectionné·es doivent prendre part à une vérification des antécédents, effectuée par la Monnaie.
La Monnaie s’engage à constituer une équipe représentant des perspectives, des compétences et des antécédents différents. La diversité est importante pour la Monnaie et celle-ci s’efforce de mettre en place un processus de recrutement, de sélection et d’intégration inclusif et sans obstacle afin que chaque candidat·e soit traité·e avec respect. N’hésitez pas à vous identifier à l’un des quatre groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles) dans le cadre de votre candidature à ce poste.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape de la présentation de votre candidature ou de votre entrevue, veuillez nous en informer; nous sommes résolus à être un employeur qui prône l’inclusion.
Vous cherchez une carrière enrichissante?
Veuillez envoyer votre CV à professions@monnaie.ca d’ici au 6 août 2023. Nous vous remercions de votre candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidat·es retenu·es pour passer à l’étape suivante.
Nous avons hâte de recevoir votre candidature.