Adjoint administratif ou adjointe administrative, Approvisionnement stratégique

• Gérer les tâches administratives générales, y compris la gestion du calendrier, la coordination des visites et de la clientèle, l’organisation de réunions, la réservation de salles de réunions, la réponse aux demandes, la réservation de cours et de voyages et le tri du courrier.
• Soutenir la préparation et l’achèvement des présentations et des documents de l’équipe Approvisionnement stratégique, en coordination avec les Services linguistiques.
• Gérer et coordonner le matériel pour les séances d’information à la direction, les achats à fournisseur unique, les signatures de contrat et les activités connexes (avec un accent sur les signatures et la coordination de celles-ci).
• Commander les fournitures et l’équipement pour les équipes du service, en veillant à obtenir les meilleurs tarifs, et assurer le rapprochement mensuel pour les achats effectués par carte d’achat.
• Fournir à la directrice du soutien en ce qui concerne les déplacements, y compris les réservations de voyages, les réclamations de dépenses et les formulaires d’hébergement.
• Gérer l’archivage des dossiers et leur mise à la disposition de l’équipe Approvisionnement stratégique, au besoin.
• Remplacer les autres adjoints administratifs ou adjointes administratives de l’équipe Finances et Administration, au besoin.

Ce poste offre un travail en mode hybride et exige une présence aux installations d’Ottawa de trois à cinq jours par semaine en fonction des exigences de participation à des réunions et à d’autres activités.

En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d’autres postes ayant des exigences et des qualifications similaires.

Exigences linguistiques

La maîtrise des deux langues officielles (anglais et français) est requise au moment de l’embauche. Si aucun candidat ou aucune candidate bilingue ne répond précisément à cette exigence, d’autres profils linguistiques peuvent être pris en considération conformément à la Politique sur la dotation de la Monnaie. Le profil linguistique pour ce poste est le suivant :

• Compréhension de lecture: B – Intermédiaire
• Expression écrite: B – Intermédiaire
• Expression orale: B – Intermédiaire

Formation et titres professionnels

• Diplôme ou certificat collégial dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente.

Expérience

• Au moins trois ans d’expérience du soutien administratif dans un environnement de services professionnels ou d’entreprise, y compris la gestion du calendrier, la coordination des réunions, la préparation de correspondances et l’organisation des déplacements.
• Expérience du soutien des équipes de direction par la préparation de présentations, de documents et de matériel d’informations, impliquant idéalement une collaboration avec des équipes interfonctionelles ou de traduction.

Autres exigences

• Pouvoir comptabiliser et rapprocher les dépenses.
• Connaissances des lignes directrices du Conseil du Trésor.
• Maîtrise éprouvée des systèmes d’entreprise comme les plateformes de gestion des fournisseurs ou de conformité (p. ex., DAX, Dow Jones ou des outils comparables), avec une capacité avérée d’assurer l’exactitude et l’intégralité des données.
• Aptitude à démontrer une organisation des processus opérationnels et de différentes demandes de production de rapports.
• Capacité à résoudre des problèmes de manière proactive et créative et à établir des relations entre plusieurs équipes.
• Aptitude démontrée à répondre à plusieurs demandes et à gérer plusieurs priorités tout en faisant preuve de discrétion, de capacité d’adaptation et d’un bon sens du jugement.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
• Maintenir l’exactitude et la qualité de la documentation, des présentations et des communications.