• Tenir à jour le calendrier des horaires de travail de tout le personnel des Services de protection.
• Coordonner les changements d’horaires et l’affectation des ressources pendant les heures normales de travail, y compris la couverture des heures supplémentaires en cas d’absences, les demandes d’accompagnement et la participation à des activités organisationnelles, telles que les assemblées générales, les réunions concernant les opérations et les séances de formation.
• En collaboration avec la direction, superviser la planification, la programmation et la communication de la logistique pour tous les programmes de formation en entreprise et les formations obligatoires en cours d’emploi.
• Organiser la location des installations et coordonner la logistique des lieux de formation, y compris le champ de tir et les autres lieux de formation hors site requis.
• Gérer les besoins en services d’accueil pour les séances de formation et les événements planifiés. Faciliter les réservations de voyage.
• Effectuer quotidiennement la saisie des données relatives aux changements et aux horaires du personnel dans VIP.
• Superviser le contrôle des stocks, l’approvisionnement, la distribution et la documentation afin d’assurer la préparation opérationnelle.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, y compris le traitement des factures, la coordination des bons de commande et le suivi des paiements.
• S’occuper de l’approvisionnement de fournitures et d’équipement de bureau de base pour le personnel des Services de protection.
• Participer et apporter son soutien aux initiatives et aux projets d’amélioration continue.
• Distribuer les clés et assigner les casiers et en faire le suivi en tenant des dossiers précis.
• Assurer l’archivage adéquat et la destruction sécurisée des dossiers conformément à la politique sur la conservation des documents de l’entreprise.
• Préparer et soumettre divers rapports aux fins d’examen par la direction. Organiser, gérer et classer la documentation et les formulaires des Services de protection.

EXIGENCES DU POSTE :

Exigences linguistiques

• La connaissance de l’anglais est essentielle. Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.

Formation et titres professionnels

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience de travail pertinente

Expérience

• Au moins trois ans d’expérience dans un poste de planification, de coordination ou de soutien administratif
• Expérience dans la saisie de données dans un progiciel de planification des ressources de l’entreprise (PRE), le contrôle des stocks et les relations avec les fournisseurs
• Expérience dans l’application de techniques et de pratiques appropriées en matière de planification, d’établissement de priorités et d’évaluation organisationnelle, nécessaires pour gérer des priorités changeantes et imprévues

Autres exigences :

Connaissances

• Excellente compréhension des systèmes de planification des horaires et d’affectation des ressources
• Connaissances en coordination de réunions et de formations, y compris la réservation des salles, l’accueil et le suivi de la conformité
• Connaissance des processus de gestion des stocks et des flux d’approvisionnement
• Compréhension des politiques organisationnelles relatives au contrôle des clés, à l’attribution des casiers et à la destruction sécurisée des dossiers

Capacités et habiletés

• Capacité à établir la priorité de plusieurs tâches et à les gérer dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Capacité de travailler de façon autonome, de soutenir les efforts de l’équipe et de travailler en coopération avec des collègues.
• Capacité d’évoluer dans un milieu dynamique, confidentiel et sensible, et de travailler efficacement sous pression tout en respectant les délais fixés.
• Compétences en résolution de problèmes et en soutien aux initiatives d’amélioration continue.
• Aptitude démontrée à faire preuve d’adaptation, de responsabilité et d’esprit d’initiative, en gardant en tout temps une attitude positive, quel que soit l’environnement de travail.

Compétences

• Gestion efficace des calendriers des horaires de travail, de la logistique des formations et de l’affectation des ressources.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word et PowerPoint) et des systèmes de PRE.
• Collaboration avec les équipes internes et les fournisseurs externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
• Tenue de dossiers précis, gestion de l’approvisionnement et soutien à la préparation opérationnelle.