Adjoint administratif ou adjointe administrative, Fabrication (Winnipeg)

• Aider le directeur principal et les diverses sections en organisant des réunions et des événements spéciaux et en y participant, de même qu’en tenant à jour leurs calendriers. S’assurer que tous les aspects, dont les ordres du jour, les salles de conférence, les services de traiteurs, les TI, la documentation, la coordination, sont organisés de façon professionnelle.
• S’assurer que les messages essentiels sont communiqués aux services.
• Gérer et coordonner la logistique des visites dans la zone de haute sécurité de l’usine.
• Mener des recherches pour préparer ou aider à préparer des présentations ou des rapports : budget des services, plans de main-d’œuvre, plans de formation, présentations de la direction, demandes d’accès à l’information, demandes parlementaires, etc.
• Préparer les autorisations de voyage et les formulaires d’approbation de frais de voyage, d’accueil, de conférence et d’événement conformément à la politique de l’entreprise. Organiser des préparatifs de voyages économiques pour les services. Préparer les demandes d’avances en espèces et de frais de déplacement ou de frais généraux.
• Créer et tenir à jour tous les dossiers et documents en suivant les lignes directrices sur la gestion des dossiers, notamment les fichiers stratégiques sous forme physique et les documents intranet; en outre, traiter l’ensemble du courrier entrant et sortant et préparer les documents pour l’archivage.
• Faire le suivi des feuilles de temps pour qu’elles soient saisies dans le système VIP avant la date limite d’approbation.
• Soutenir les initiatives de santé et sécurité ainsi que le Comité de santé et sécurité au travail, y compris la coordination des rondes de sécurité, l’inspection de la tour, le suivi des quasi-incidents évités de justesse et la tenue du registre.
• Gérer les programmes pour les lunettes de sécurité sur ordonnance et les uniformes afin de s’assurer que la documentation est à jour et que les factures sont validées avant paiement.
• Soutenir la coordination de diverses activités du programme Récompenses et reconnaissance, notamment : iBoutique, Prix du directeur, reconnaissance « Bravo » et célébrations de départ à la retraite.
• Aider à la rédaction, à la relecture et à la révision des documents internes et externes, y compris les courriels, les modèles, la correspondance et les présentations.
• Faire le rapprochement des montants de cartes de crédit d’approvisionnement pour les achats effectués par les sections, préparer les demandes d’achat et coordonner le paiement des factures.

Modèle de travail hybride (3-5) : Ce poste suit un modèle de travail hybride et exige une présence dans les installations de Winnipeg de trois à cinq jours par semaine en fonction des exigences de participation à des réunions et à d’autres activités.

En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d’autres postes ayant des exigences similaires.

Exigences linguistiques

• La maîtrise de l’anglais est essentielle; La maîtrise du français constitue un atout.

Si aucun candidat ni aucune candidate bilingue ne répond précisément au profil linguistique du poste, d’autres niveaux de bilinguisme peuvent être pris en considération conformément à la Politique sur la dotation de la Monnaie.

Formation et titres professionnels

• Diplôme ou certificat collégial dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente.

Expérience

• Posséder au moins trois ans d’expérience de travail pertinente.

Autres exigences

• Expérience dans l’application de techniques et de pratiques pertinentes de planification, d’établissement de priorités et d’évaluation organisationnelle, toutes nécessaires pour composer avec des priorités changeantes et imprévues.
• Connaissance approfondie obligatoire de divers logiciels (Microsoft Office, dont Word, Excel et PowerPoint).
• Capacité à s’épanouir dans un environnement dynamique, confidentiel et de nature délicate, et à travailler efficacement sous pression pour respecter les échéances.
• Excellentes compétences administratives, sens aigu de l’organisation et souci du détail.
• Compétences efficaces en communication, en relations interpersonnelles et en présentation.
• Esprit de collaboration, ouverture d’esprit et créativité dans un milieu axé sur le travail d’équipe.
• Adaptabilité, fiabilité et esprit d’initiative.
• Attitude positive, soutien aux efforts de l’équipe et collaboration avec les collègues.
• Le bilinguisme est un atout.