Coordonnateur ou coordonnatrice, Pièces de circulation étrangères

• Coordonner les exigences liées aux appels d’offres des diverses parties prenantes (soumissions, gestion de projet, trésorerie, services juridiques, traduction, etc.), prendre des mesures concernant les exigences et surveiller le progrès et le respect des échéances.
• Préparer des documents de soumissions aux appels d’offres à être examinés et approuvés par les Services juridiques, obtenir l’authentification des documents par le ministère des Affaires étrangères et la légalisation des documents de différentes ambassades et préparer l’ensemble (soumission) définitif d’appels d’offres aux fins d’examen avant la soumission aux autorités contractantes.
• Fournir des services professionnels et un service à la clientèle pour cadres aux clients et clientes du monde entier, y compris des banques centrales, des établissements de monnayage et des représentants et représentantes des ventes. Cela comprend l’accueil des clients et des clientes à Ottawa et à Winnipeg, ainsi que l’organisation de leur visite.
• Faire preuve de diligence raisonnable et être responsable des évaluations des risques pour s’assurer que les représentantes et représentants locaux font l’objet de vérifications avant leur embauche pour représenter la Monnaie, conformément aux lois canadiennes et aux procédures opérationnelles de conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes (LBA/LFAT) de la Monnaie, adoptées dans le cadre de la Politique de conformité en matière de LBA/LFAT (politique n^o15) de la Monnaie.
• Fournir du soutien professionnel en matière de ventes et d’administration au gestionnaire principal des ventes, au gestionnaire des ventes ou au directeur général des ventes.

Ce poste offre un travail en mode hybride et exige une présence au bureau d’Ottawa de trois à cinq jours par semaine en fonction des exigences de participation à des réunions et à d’autres activités.

En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d’autres postes ayant des exigences similaires.

Exigences linguistiques

La maîtrise de l’anglais et de l’espagnol est essentielle.  

Formation et titres professionnels

• Diplôme d’études collégiales en affaires, en administration ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Au moins trois ans d’expérience de travail pertinente en affaires, en coordination ou en administration.

AUTRES EXIGENCES

Compétences et habiletés

• Excellentes aptitudes en rédaction, en relecture d’épreuves et en révision afin de rédiger, de réviser et de modifier de la documentation et de la correspondance.
• Aptitude à lire et à regrouper des documents techniques.
• Esprit d’équipe et solides compétences interpersonnelles; tact et diplomatie dans les relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Aptitude à travailler de façon autonome et de manière proactive.
• Capacité de bien gérer plusieurs tâches et d’organiser la charge de travail selon les priorités.
• Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail.
• Capacité de préserver la confidentialité des renseignements de la clientèle et de l’entreprise.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Capacité à communiquer (à l’oral et à l’écrit) en espagnol, un atout.

Connaissances

• Expérience des tâches administratives : gestion des fichiers numériques, organisation de réunions, préparation de correspondance, et autres.
• Expérience de l’administration et de la réservation de voyages, un atout.
• Connaissance de divers environnements culturels et expérience de travail au sein de ceux-ci, un atout.