Coordonnateur ou coordonnatrice, Secrétariat de la Société (poste à durée déterminée d’un an)

• Fournir un soutien direct et utile en matière de gouvernance et de conformité aux membres du Conseil d’administration ainsi qu’à l’équipe de direction de la division Affaires générales et juridiques.
• Gérer le processus de préparation et de gestion des documents pour toutes les réunions du Conseil d’administration et des comités ainsi que des réunions spéciales en coordonnant les parties prenantes internes à l’aide d’une approche et d’un calendrier définis et assurer le contrôle de la qualité.
• Gérer toutes les communications du Conseil d’administration en répondant aux demandes de renseignements et aux communications officielles entre les entités gouvernementales, le Conseil d’administration et la direction.
• Soutenir le Comité de régie et des candidatures du Conseil d’administration en traitant les questions relatives à la gouvernance, à la recherche et à la conformité comme l’indique son plan de travail annuel.
• Répondre aux demandes liées à l’AIPRP et aux demandes parlementaires pour le Secrétariat de la Société tout en assurant la gestion des dossiers appropriés concernant les réunions des divisions, du Conseil et du Comité.
• Assurer une solide gestion des données et une élaboration de pratiques de gestion de l’information de la division.
• Aider l’équipe du Secrétariat de la Société avec la coordination des exigences de diligence raisonnable et aux efforts d’amélioration continue pour répondre aux attentes du Conseil d’administration et de la direction.

La présente offre vise à pourvoir un poste pour lequel le travail s’effectue selon des modalités de travail hybride, et le ou la titulaire devra travailler depuis les bureaux de la Monnaie à Ottawa une à deux fois par semaine en moyenne, ce qui pourrait changer en fonction des besoins opérationnels.

Exigences linguistiques

• Un niveau de bilinguisme intermédiaire dans les deux langues officielles (anglais et français) est requis au moment de l’embauche.

Études et titres professionnels

• Diplôme ou certificat collégial dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente

Expérience

• Au moins cinq ans d’expérience en administration d’entreprise et en coordination.
• Expérience de travail dans une société d’État, un atout.
• Expérience en coordination des activités d’un Conseil d’administration et de la documentation connexe, un atout.

Qualifications supplémentaires :

• Excellentes connaissances de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint, Adobe);
• Connaissance approfondie des outils de collaboration virtuelle tels que Zoom et Teams, entre autres;
• Bon sens du jugement et discrétion, expérience de travail avec des membres de direction et de conseils d’administration;
• Excellentes aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit;
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.