• Fournir des services de soutien et de coordination à une fonction ou à un programme particulier au sein d’une unité.
• Appliquer des méthodes, des techniques et des processus de travail pour atteindre les objectifs, fournir un soutien et organiser et interpréter les renseignements et les données.
• Formuler des recommandations techniques et faire part d’observations qui contribuent à l’amélioration continue.
• Travailler en équipe pour mettre en œuvre des projets, et superviser occasionnellement le travail de collègues moins expérimentés.
• Travailler dans le cadre d’opérations de travail générales en assurant la liaison avec d’autres personnes, au besoin, pour atteindre des objectifs particuliers.
• Coordonner la logistique des plans de voyage pour toute l’équipe de gestion des Services de protection, y compris les réservations de vol, l’hébergement et le transport.
• Planifier, coordonner et gérer les événements, les réunions et les forums des Services de protection, y compris réserver les lieux, faire appel à des services de traiteur, transmettre les messages clés des parties prenantes avant les événements et préparer ou demander les documents et les ressources nécessaires.
• Servir de personne-ressource principale pour les communications internes et externes liées à la coordination des programmes des Services de protection, en assurant une transmission rapide et précise de l’information aux parties prenantes ou à la clientèle concernée.
• Tenir à jour les documents, les dossiers, les bases de données et les systèmes de classement conformément aux directives de la dirigeante principale de la sécurité et aux politiques applicables.
• Effectuer des tâches administratives comme le classement, la saisie de données (p. ex. Chrome River, VIP) et la gestion de la correspondance pour la dirigeante principale de la sécurité.
• Effectuer des tâches financières de base comme la préparation du budget, le suivi des dépenses, le traitement des factures et des notes de frais et le suivi budgétaire.

Exigences linguistiques

• Un niveau de bilinguisme avancé dans les deux langues officielles (français et anglais) est requis au moment de l’embauche. Si aucun candidat ou aucune candidate bilingue n’est disponible, d’autres profils linguistiques peuvent être pris en considération conformément à Politique de dotation de la Monnaie.

Formation et titres professionnels

• Détenir un diplôme universitaire ou un certificat dans un domaine connexe. Une combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente sera également prise en considération.

Expérience

• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

Qualifications supplémentaires

• Discernement et discrétion.
• Excellentes aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel).
• Expérience de l’utilisation d’outils de programmation pour créer des schémas de processus, des flux de travail, des organigrammes et des modèles de processus métier afin de communiquer visuellement de l’information complexe au moyen de diagrammes.